POS retail (point of sale) adalah sistem yang mencatat setiap penjualan di toko sekaligus mengurangi stok, menyimpan siapa kasirnya, dan menyusun laporan dari data yang sama. Bedanya dengan mesin kasir biasa: mesin kasir hanya menghitung total dan mencetak struk, sedangkan POS retail tahu barang apa yang terjual. Dari situlah stok, laba per barang, dan selisih kas bisa dihitung tanpa rekap manual. Sebuah POS retail terdiri dari perangkat (komputer, tablet, atau HP, ditambah pemindai barcode dan printer struk) dan perangkat lunak yang menghubungkan kasir dengan data barang dan laporan.
Apa Arti Point of Sale di Toko Retail?
Point of sale secara harfiah berarti "titik penjualan": tempat dan saat barang berpindah tangan dari toko ke pembeli. Di toko retail, titik itu adalah meja kasir.
Yang membuat sebuah POS layak disebut sistem, bukan sekadar alat hitung, adalah apa yang terjadi sesudah tombol bayar ditekan. Satu transaksi di POS retail sekaligus melakukan empat hal:
- Mencatat penjualan per barang, bukan hanya totalnya.
- Mengurangi stok barang yang terjual, saat itu juga.
- Mencatat siapa kasirnya dan kapan, sehingga selisih kas bisa ditelusuri.
- Menyimpan cara bayarnya (tunai, kartu, QRIS) untuk dicocokkan saat tutup kasir.
Karena keempatnya berasal dari satu kejadian yang sama, angka-angka itu tidak bisa saling bertentangan. Itulah inti POS retail: satu sumber data untuk penjualan, stok, dan uang.
Sebuah POS Retail Terdiri dari Apa Saja?
POS retail punya dua lapisan. Perangkat keras adalah apa yang terlihat di meja kasir; perangkat lunak adalah yang menentukan apakah datanya bisa dipercaya.
| Lapisan | Isinya | Catatan |
|---|---|---|
| Layar kasir | PC, tablet, atau HP Android | Banyak POS modern tidak lagi butuh komputer khusus |
| Pemindai barcode | Scanner USB/Bluetooth, atau kamera HP | Mempercepat kasir dan mencegah salah ketik harga |
| Printer struk | Printer termal 58 mm atau 80 mm | Bluetooth untuk HP, USB untuk PC |
| Laci uang & timbangan | Opsional, sesuai jenis toko | Timbangan penting untuk toko yang menjual sayur, buah, atau curah |
| Aplikasi kasir | Layar transaksi, pembayaran, struk | Harus tetap jalan saat internet putus |
| Back office | Data barang, harga, stok, pembelian, laporan | Biasanya dibuka pemilik atau admin dari kantor |
Banyak toko memulai dengan memikirkan perangkat keras lebih dulu. Urutan yang lebih aman justru sebaliknya: pilih perangkat lunaknya, lalu belilah perangkat yang didukungnya.
Bagaimana POS Retail Bekerja dari Scan Sampai Laporan?
Alurnya sama di hampir semua toko, dari warung sampai supermarket:
- 1. Barang dipindai. POS mencari barcode itu di data barang dan mengambil nama serta harganya. Kasir tidak mengetik harga sendiri.
- 2. Promo dihitung otomatis. Diskon, harga jumlah, atau harga khusus cabang diterapkan oleh sistem, bukan diingat kasir.
- 3. Pembeli membayar. Cara bayar dicatat terpisah: tunai, kartu, QRIS, atau gabungan.
- 4. Stok berkurang. Setiap barang di struk mengurangi stok toko itu saat transaksi disimpan.
- 5. Kasir tutup shift. Uang di laci dicocokkan dengan catatan sistem per cara bayar. Selisih langsung kelihatan dan tercatat atas nama kasirnya.
- 6. Laporan tersusun sendiri. Penjualan per barang, per kasir, per jam, dan laba kotor dihitung dari transaksi yang sama, tanpa rekap ulang.
Langkah 4 dan 5 adalah yang paling sering hilang ketika toko masih memakai mesin kasir biasa. Akibatnya stok dihitung ulang dengan tangan, dan selisih kas hanya bisa ditebak.
Apa Bedanya POS Retail dengan Mesin Kasir Biasa?
| Pertanyaan pemilik toko | Mesin kasir biasa | POS retail |
|---|---|---|
| Hari ini terjual berapa? | Bisa (totalnya saja) | Bisa, per barang dan per jam |
| Stok barang X tinggal berapa? | Tidak tahu | Tahu, langsung berkurang saat terjual |
| Barang mana yang paling untung? | Tidak tahu | Tahu, dari harga jual dikurangi modal per barang |
| Selisih kas ini milik siapa? | Sulit ditelusuri | Tercatat per kasir per shift |
| Cabang mana yang merugi? | Rekap manual tiap cabang | Terlihat dalam satu laporan |
| Kapan harus pesan barang lagi? | Feeling | Dari stok minimum dan kecepatan jual |
Mesin kasir tidak salah; ia memang hanya dibuat untuk menghitung dan mencetak. Masalahnya muncul ketika toko berharap jawaban yang memang tidak pernah dicatat oleh alat itu.
Jenis POS Retail Apa Saja, dan Mana yang Cocok?
POS terpasang (lokal). Data disimpan di komputer atau server di toko. Tidak bergantung internet, tetapi pemilik harus berada di toko (atau menyambung dari jauh) untuk melihat laporan, dan cadangan data menjadi tanggung jawab toko sendiri. Begitu ada cabang, data tiap toko terpisah dan harus digabung.
POS cloud. Data disimpan di server penyedia dan bisa dibuka dari mana saja. Laporan semua cabang terkumpul otomatis. Kelemahannya muncul kalau aplikasinya berhenti saat internet putus, karena antrean tidak bisa disuruh menunggu sinyal.
POS hybrid. Kasir mencatat di perangkatnya lebih dulu, lalu mengirim ke server begitu jaringan tersedia. Pemilik tetap mendapat laporan terpusat, dan kasir tetap melayani saat internet bermasalah. Untuk toko di Indonesia, di mana koneksi belum selalu stabil, inilah bentuk yang paling aman.
Saat demo, minta penjual mematikan Wi-Fi di tengah transaksi. Kalau kasir masih bisa menyelesaikan penjualan dan datanya muncul di laporan setelah Wi-Fi dinyalakan lagi, POS itu benar-benar hybrid.
Kapan Sebuah Toko Sudah Butuh POS Retail?
Tidak semua toko perlu POS retail sejak hari pertama. Tanda-tanda bahwa waktunya sudah tiba biasanya muncul bersamaan:
- Barang yang dijual sudah ratusan jenis atau lebih, sehingga harga tidak lagi bisa dihafal kasir.
- Stok sering kosong tanpa disadari, atau sebaliknya menumpuk di barang yang lambat laku.
- Ada lebih dari satu kasir, dan selisih kas mulai terjadi tanpa bisa dijelaskan.
- Pemilik tidak bisa menjawab berapa untung bulan lalu tanpa menunggu rekap.
- Toko sudah atau akan membuka cabang.
Untuk usaha yang sangat kecil seperti warung, aplikasi kasir sederhana di HP sering sudah cukup; lihat cara mencatat penjualan warung kecil. Untuk minimarket, supermarket, grosir, dan jaringan toko, kriteria memilihnya kami uraikan di panduan memilih software POS retail.
PRS Retail System sendiri adalah POS retail jenis hybrid: kasirnya berjalan di Android, web, dan Windows dengan mode offline, dan transaksinya langsung tersambung ke stok, pembelian, dan laporan di back office. Daftar lengkap kemampuannya ada di halaman fitur.