Software retail grosir yang tepat harus menguasai tiga hal yang tidak ada di kasir eceran biasa. Satuan bertingkat: satu barang dijual per karton, per pak, dan per biji, tetapi stoknya disimpan dalam satu satuan terkecil supaya tidak pernah ganda. Harga bertingkat: harga berbeda per kemasan dan per jumlah beli, dihitung otomatis oleh sistem. Piutang terkendali: setiap pelanggan tempo punya limit kredit, umur piutangnya terlihat, dan penjualan baru sebaiknya tertahan bila limitnya terlampaui. Toko grosir yang juga melayani eceran sebaiknya menjalankan keduanya dari satu stok yang sama.
Apa yang Membuat Grosir Berbeda dari Toko Eceran?
| Hal | Toko eceran | Toko grosir |
|---|---|---|
| Pembeli | Konsumen akhir | Pedagang, warung, kantor, proyek |
| Satuan jual | Biji | Karton, pak, dan biji |
| Harga | Satu harga | Berbeda per kemasan dan per jumlah |
| Pembayaran | Tunai di tempat | Tunai dan tempo |
| Dokumen | Struk | Pesanan, surat jalan, faktur |
| Pengiriman | Dibawa pembeli | Sering diantar |
Kalau software hanya memahami kolom kiri, toko grosir terpaksa mengakali kolom kanan: mencatat karton sebagai barang terpisah, mengetik harga grosir manual, dan menyimpan daftar piutang di buku. Ketiga akalan itu adalah sumber selisih yang paling umum di toko grosir.
Bagaimana Mengatur Satuan Karton, Pak, dan Biji Tanpa Stok Kacau?
Kesalahan yang paling sering terjadi adalah mendaftarkan karton, pak, dan biji sebagai tiga barang berbeda dengan tiga stok berbeda. Begitu satu karton dibuka untuk dijual eceran, stok karton tidak berkurang dan stok biji tidak bertambah, kecuali seseorang ingat mencatatnya.
Cara yang benar: satu barang, satu stok, beberapa kemasan. Stok disimpan dalam satuan terkecil, dan setiap kemasan hanya punya angka isi.
Contoh ilustrasi — angka karangan untuk memperjelas:
| Kemasan | Isi | Terjual | Stok berkurang (biji) |
|---|---|---|---|
| Karton | 4 pak = 48 biji | 2 karton | 96 |
| Pak | 12 biji | 3 pak | 36 |
| Biji | 1 | 10 biji | 10 |
| Total | 142 biji |
Dengan cara ini tidak ada istilah "membuka karton" yang harus dicatat. Stoknya satu angka, dan laporan bisa menampilkannya kembali dalam karton, pak, atau biji sesuai kebutuhan.
Modal per pak bukan modal per biji dikali jumlah pak dalam karton. Modal per pak = modal per biji × isi pak (12 pada contoh di atas). Salah memilih pembagi membuat modal pak tampil berlipat, dan harga yang sebenarnya sehat terbaca rugi.
Bagaimana Menjalankan Harga Bertingkat Tanpa Salah Hitung?
Grosir biasanya memakai dua jenis harga bertingkat sekaligus:
- Per kemasan. Harga satu karton lebih murah per bijinya daripada harga satu pak, dan pak lebih murah dari biji.
- Per jumlah. Pembelian di atas jumlah tertentu mendapat harga lebih rendah, misalnya mulai 5 karton.
Keduanya harus dihitung sistem saat barang dipindai, bukan dihafal kasir. Harga yang dihafal hampir pasti berbeda antar kasir, dan pelanggan grosir akan cepat menemukan kasir yang paling murah.
Satu pemeriksaan yang wajib: harga terendah di tangga paling bawah tetap harus di atas modal. Harga grosir sering disusun dengan memotong persentase dari harga eceran, dan di barang bermargin tipis potongan itu bisa menembus modal. Perbedaan rumus margin dan markup yang sering menjebak di sini kami uraikan di margin vs markup.
Bagaimana Mengendalikan Piutang dan Limit Kredit Pelanggan?
Penjualan tempo adalah cara grosir bersaing, sekaligus cara grosir paling sering kehabisan uang. Pengendaliannya bertumpu pada tiga hal:
- Limit kredit per pelanggan. Setiap pelanggan tempo punya batas. Penjualan baru yang membuat piutangnya melewati batas harus tertahan dan butuh persetujuan, bukan sekadar diberi peringatan yang bisa diabaikan.
- Umur piutang. Piutang dikelompokkan menurut lamanya: belum jatuh tempo, lewat 30 hari, lewat 60 hari, dan seterusnya. Penagihan dimulai dari kelompok tertua.
- Pembayaran sebagian. Pelanggan grosir sering membayar sebagian dan untuk beberapa faktur sekaligus. Sistem harus bisa mencatat pelunasan per faktur, supaya sisa utang tiap faktur tetap jelas.
Yang tidak boleh terjadi: daftar piutang di buku atau lembar kerja terpisah dari penjualan. Begitu terpisah, angka piutang dan angka penjualan pasti menyimpang, dan yang dirugikan selalu toko.
Dokumen Apa Saja yang Harus Dihasilkan Software Grosir?
Penjualan grosir ke pelanggan usaha biasanya berjalan dalam urutan dokumen ini:
- Pesanan penjualan — apa yang dipesan dan dengan harga berapa, sebelum barang disiapkan.
- Surat jalan — barang yang benar-benar dikirim. Bisa berbeda dari pesanan kalau ada barang yang kosong.
- Faktur penjualan — tagihan berdasarkan barang yang dikirim, bukan yang dipesan.
- Faktur pajak — bagi grosir yang sudah PKP, nomor dan isinya harus sama dengan faktur penjualan, dan sebaiknya bisa diekspor ke format impor Coretax daripada diketik ulang.
Urutan ini penting karena stok berkurang saat barang dikirim, dan piutang lahir saat faktur terbit. Software yang mengurangi stok saat pesanan dibuat akan membuat stok terlihat habis padahal barangnya masih di gudang.
Bisakah Grosir dan Eceran Berjalan dari Satu Stok?
Bisa, dan sebaiknya memang begitu. Banyak toko grosir di Indonesia juga melayani pembeli eceran di meja kasir. Kalau keduanya memakai sistem yang berbeda, stok harus disalin bolak-balik dan hampir pasti tidak pernah cocok.
Bentuk yang sehat: kasir eceran dan pesanan grosir mengurangi stok yang sama, dengan harga yang mengikuti jalurnya masing-masing. Pemilik melihat satu laporan penjualan yang bisa dipisah per jalur.
Untuk itu, PRS Retail System menyediakan kasir eceran dan jalur pesanan penjualan dalam satu sistem: satuan berjenjang per barang, harga per kemasan dan promo jumlah bertingkat, limit kredit dan umur piutang pelanggan, sampai ekspor faktur pajak keluaran ke format impor Coretax. Rinciannya ada di halaman fitur. Kalau Anda masih membandingkan beberapa sistem, mulai dari apa itu POS retail untuk menyamakan istilah lebih dulu.